Créer un type de rendez-vous

Cette page décrit la création d'un type de rendez-vous et passe en revue chacune de ses options.

Si vous n'avez pas accès aux types de rendez-vous, consultez au préalable Les praticiens n'ont pas accès aux types de rendez-vous (Agenda personnel).

Créer le type de rendez-vous

Ouvrez les Préférences, puis l'onglet Types de rendez-vous, et cliquez sur le bouton bleu portant un +.

Identification du type de rendez-vous

Sujet : nom du type de rendez-vous. La liste se présente par ordre alphanumérique, c'est-à-dire d'abord les noms commençant par un chiffre, puis par une majuscule, enfin par une minuscule. Numéroter les sujets permet donc d'imposer l'ordre d'affichage.

Exemples :

Présentation en ligne pour le patient :

Description : texte affiché au patient lors de la prise de rendez-vous en ligne, sous le nom du type de rendez-vous.

Durée (min) : durée par défaut du rendez-vous, en minutes.
video : insère automatiquement dans les e-mails les informations nécessaires aux consultations en ligne. Voir Création d'un type de rendez-vous pour consultation en ligne.
tarif, Paiement en ligne, Montant à régler à l'avance : options relatives au prépaiement des consultations. Tutoriel non disponible actuellement.

Apparence

Couleur : couleur d'affichage du rendez-vous dans l'agenda. Choisissez la teinte dans la zone 1 en maintenant le bouton de la souris enfoncé, l'intensité dans la zone 2, puis cliquez sur la couleur obtenue dans la zone 3. Les carrés affichés au-dessus rappellent les couleurs déjà utilisées.

Adresse Image : illustre le type de rendez-vous lors de la prise de rendez-vous en ligne. Collez l'adresse URL de l'image. Celle-ci doit se trouver sur Internet, être libre de droits ou vous appartenir, et ne pas provenir d'un site protégé par mot de passe.

Confirmation du rendez-vous

Confirmer le rendez-vous : un point d'interrogation apparaît dans le titre du rendez-vous dans l'agenda.

Ouvrez le rendez-vous, puis cliquez sur le bouton de confirmation dans la barre d'icônes pour indiquer qu'il est confirmé.

Le rendez-vous confirmé se présente alors ainsi :

Prise de rendez-vous en ligne

Visible par le patient : ce type de rendez-vous est proposé en ligne au patient, selon les horaires définis.
Seulement pour les patients n'ayant pas encore eu rendez-vous : réserve ce type de rendez-vous aux patients sans rendez-vous passé, par exemple pour les nouveaux patients. Un patient dont la fiche ne comporte que des rendez-vous annulés est toujours considéré comme un nouveau patient.
Seulement pour les patients ayant déjà eu rendez-vous : réserve ce type de rendez-vous aux patients disposant d'un rendez-vous passé.
Condition d'affichage: Veuillez consulter la page Conditionner l'affichage d'un type de rendez-vous en ligne à un champ personnalisé

Pour rendre le type de rendez-vous accessible à tous les patients, ne cochez aucune de ces deux options.

1er choix pas avant X jours : aucune disponibilité n'est proposée avant ce nombre de jours pour ce type de rendez-vous.
Jours de disponibilité : limite le nombre de jours de disponibilité proposés pour ce type de rendez-vous.
Message d'avertissement au patient : message affiché lorsque le patient sélectionne ce type de rendez-vous. En cliquant sur OUI, il accède aux disponibilités ; en cliquant sur NON, il revient à la liste des types de rendez-vous.

Empêcher la réservation : le patient ne peut ni réserver ni déplacer ce type de rendez-vous en ligne, mais il voit les instructions à suivre. Un Message d'avertissement au patient est indispensable au fonctionnement de cette option, car c'est lui qui s'affiche. Seul le bouton CONTINUER est alors proposé, et il ramène le patient à la liste des types de rendez-vous.

Secrétariat

Les secrétaires peuvent choisir ce type de rendez-vous : lorsque l'option est décochée, un symbole d'interdiction signale aux utilisateurs disposant d'un accès secrétariat qu'ils ne sont pas censés fixer un rendez-vous de ce type.

Infos pour les secrétaires : informations affichées lorsque le curseur survole le type de rendez-vous. Elles ne sont pas visibles par les patients.

Instructions en cas d'annulation : informations affichées dans la fenêtre d'annulation d'un rendez-vous.

Messages au patient

Pas de rappel SMS : aucun SMS de rappel n'est envoyé pour ce type de rendez-vous.
Pas de rappel Email : aucun e-mail de rappel n'est envoyé pour ce type de rendez-vous.
Envoyer Email après rendez-vous : voir Envoi automatique d'email APRES le rendez-vous.
Ne pas envoyer de confirmation pour un déplacement le jour même : lorsqu'un rendez-vous est déplacé le jour même vers ce même jour, le patient ne reçoit pas de confirmation du déplacement.
Ne pas inclure Agenda description dans l'email : utile pour les rendez-vous à domicile. La balise [AGENDADESCRIPTION] n'est pas prise en considération et les informations qu'elle contient n'apparaissent pas dans l'e-mail. Voir Balises des templates (champs automatiques).
Envoyer un mail de confirmation : le patient reçoit une confirmation par e-mail dès qu'un rendez-vous est fixé. Pour la configuration des modèles, voir Modifier les messages types mails et SMS (Templates/modèles).
Envoyer un sms de confirmation : le patient reçoit une confirmation par SMS dès qu'un rendez-vous est fixé. Cette option déclenche également l'envoi de SMS en cas de déplacement ou d'annulation du rendez-vous. Pour la configuration des modèles, voir Modifier les messages types mails et SMS (Templates/modèles).
Texte à insérer dans les mails à la place de [APPOINTMENTTYPEEMAIL] : ces informations apparaissent dans les e-mails de confirmation et de rappel du rendez-vous. Voir Balises des templates (champs automatiques).
Texte à insérer dans les mails à la place de [APPOINTMENTTYPESMS] : ces informations apparaissent dans les SMS de confirmation et de rappel du rendez-vous. Voir Balises des templates (champs automatiques).
Suivi SMS : envoie un SMS au patient un nombre de semaines défini après le rendez-vous. Voir Créer un suivi SMS automatique.

Notifications au praticien

Informer le praticien par email lorsqu'un rendez-vous de ce type est créé : le praticien reçoit automatiquement un e-mail l'avertissant de la création d'un rendez-vous de ce type, quelle que soit sa date.
Informer le praticien par email lorsqu'un rendez-vous est annulé : le praticien reçoit automatiquement un e-mail l'avertissant de l'annulation d'un rendez-vous de ce type, quelle que soit sa date.

Praticiens et synchronisation

Praticiens : cochez les praticiens qui pratiquent ce type de rendez-vous. Si la configuration doit différer d'un praticien à l'autre, créez autant de types de rendez-vous que de configurations souhaitées.
Synchronisation : réservé aux cas de synchronisation entre Mikrono et certains logiciels médicaux.

Pour supprimer un type de rendez-vous, consultez Supprimer un type de rendez-vous.