Rappeler automatiquement au patient de planifier sa prochaine visite
La section Suivi d'un type de rendez-vous rappelle automatiquement à vos patients qu'il est temps de planifier leur prochaine visite : contrôle annuel, prochaine séance de vaccination, détartrage, séance suivante d'un traitement… Le message part par e-mail ou par SMS, dans la langue du patient, un nombre de semaines de votre choix après le dernier rendez-vous, sans intervention du secrétariat. Cette section remplace la section Suivi SMS, qui n'envoyait que des SMS.
Où se trouve le réglage
Rendez-vous dans Préférences > Types de rendez-vous, sélectionnez le type de rendez-vous concerné, puis descendez jusqu'à la section Suivi.
Cette section est toujours repliée à l'ouverture de la page, même lorsqu'elle est déjà configurée. Cliquez sur son titre pour la déplier.
Composer les messages
La section contient un onglet par langue de votre centre, identifié par un drapeau. Chaque onglet propose trois champs :
- Contenu SMS : le texte du SMS. Restez court — au-delà de 160 caractères, le message est facturé en plusieurs SMS.
- Sujet de l'email : l'objet de l'e-mail.
- Contenu de l'email : le corps de l'e-mail, avec mise en forme.
Complétez chaque langue que vos patients peuvent utiliser. Pour ajouter une langue à votre centre, voir Ajouter une langue.
Personnaliser le message
Le contenu SMS et le contenu de l'e-mail acceptent des balises remplacées automatiquement au moment de l'envoi :
- [DEAR] : « Cher » ou « Chère » suivi du nom du patient ;
- [CUSTOMER_FIRSTNAME] : le prénom du patient ;
- [NAME], [FIRSTNAME], [QUALIFIER], [SPECIALITY], [COMPANY] : vos nom, prénom, titre, spécialité et société ;
- [STREET], [POSTCODE], [CITY], [PHONE], [WEBSITE] : vos coordonnées.
Le message étant une invitation à reprendre rendez-vous, pensez à y indiquer l'adresse de votre page de réservation en ligne ou votre numéro de téléphone.
Choisir le délai
Le champ Délai (semaines) s'exprime en semaines. La date d'envoi est calculée à partir de la date du rendez-vous, et non de la date d'encodage. Pour un contrôle annuel du 16 juin 2022 avec un délai de 40 semaines, le suivi est programmé pour le 23 mars 2023.
Programmer le suivi automatiquement
Cochez Ajouter le message automatiquement pour que le suivi soit programmé dès la prise du rendez-vous, que celui-ci soit encodé par vous ou réservé en ligne par le patient.
Cette case est indispensable : si elle n'est pas cochée, aucun suivi n'est programmé, même lorsque les messages et le délai sont remplis. Un délai doit également être renseigné.
Lorsqu'un patient reprend un rendez-vous du même type, un nouveau suivi est programmé et remplace le précédent : le rappel est reporté et recalculé à partir du nouveau rendez-vous.
Quel canal est utilisé
Un seul message est envoyé par suivi, sans relance ultérieure. Mikrono choisit le canal dans cet ordre :
- L'e-mail est prioritaire : si le patient a une adresse e-mail et que le contenu de l'e-mail est rempli dans sa langue, c'est un e-mail qui part. Il est archivé dans l'historique e-mail du patient.
- Le SMS sert de repli : à défaut, si le patient a un numéro de mobile valide et que le contenu SMS est rempli, c'est un SMS qui part.
- Si aucun des deux n'est possible, rien n'est envoyé et le suivi reste programmé. Dès que vous complétez la fiche du patient, il repart automatiquement.
Pour n'envoyer que des SMS, laissez le Contenu de l'email vide dans toutes les langues.
La langue du message est celle de la fiche du patient. Si elle n'est pas renseignée, Mikrono utilise celle du praticien, puis le français.
Le texte est lu au moment de l'envoi : si vous modifiez le modèle, la correction s'applique aussi aux suivis déjà programmés.
Différence avec la section Suivi SMS
La section Suivi SMS reste visible et continue de fonctionner pour les suivis déjà programmés. Elle n'envoie que des SMS. La nouvelle section Suivi ajoute l'e-mail et le choix automatique du canal ; vos anciens réglages (délai et texte SMS) y ont été repris automatiquement. Voir Créer un suivi SMS automatique.